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Il Blog di Goodea

Ridefinizione delle modalità lavorative

Guest post di Iolanda D’Onofrio

Da metà gennaio la nostra vita e quella di tutto il resto del mondo, è stata travolta da una serie di eventi inaspettati che ci ha colti impreparati e, forse, meno propensi al cambiamento di quanto avessimo mai pensato.

Le nostre abitudini sono state radicalmente modificate. 

E se fosse questo il reale cambiamento di cui avevamo bisogno?

Da un punto di vista lavorativo, eravamo abituati a seguire rigidi schemi mentali, ad essere relegati in ufficio, che spesso abbiamo visto come la nostra prigione, a consegnare i nostri report di fine giornata alla solita ora, ma se questa imprevedibile onda chiamata COVID-19 fosse un’opportunità per sviluppare nuovi schemi lavorativi che, tramite il supporto di piattaforme digitali, potrebbero migliorare le nostre attività?

Abbiamo visto nelle ultime settimane una “corsa” sfrenata all’utilizzo di piattaforme di videoconferenza che fino a qualche settimana fa non erano neanche molto conosciute. Il lavoro nell’ultimo mese si è completamente trasformato, ma occorre fare delle precisazioni. Spesso sentiamo parlare di smart working, ma non tutti gli uffici lo stanno realmente svolgendo, alcuni stanno semplicemente facendo remote working. È utile, evidenziare quali siano le differenze tra queste due modalità:

  • Remote working: si indica la possibilità di svolgere il proprio lavoro in uno spazio diverso dalla classica sede, rispettando però gli orari lavorativi.
  • Smart working: è definito come “modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato allo scopo di incrementare la produttività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”.

La modalità dello smart working sposta il suo focus sugli obiettivi da raggiungere, invece di basarsi sul rigido schema di lavoro d’ufficio classico. Però, per rendere possibile tale modalità lavorativa, è necessario un cambiamento culturale e organizzativo che prevede 3 aspetti fondamentali:

  • L’impiego di supporti tecnologici che semplificano la collaborazione e la partecipazione dei collaboratori;
  • Rimodulazione della leadership aziendale;
  • Ridefinizione degli spazi lavorativi.

Le nuove piattaforme e le loro caratteristiche

Le piattaforme utilizzate in questo periodo sono state diverse, partendo dalla classica Google Hangouts fino a Microsoft Teams, la percentuale di gradimento di una piattaforma rispetto all’altra è sicuramente legata alle necessità del singolo lavoratore/individuo. In quest’ottica è chiaro il perché del non utilizzo di una piattaforma univoca.

Innanzitutto, occorre definire chi sono i soggetti che intervengono nelle piattaforme, appartengono essenzialmente a due categorie: 

  1. Gli host, ovvero i soggetti che avviano la videochiamata. Solitamente sono i datori di lavoro o coloro che presentano o coordinano una conferenza o un lavoro;
  2. I partecipanti, coloro che passivamente devono accettare l’utilizzo di una determinata piattaforma decisa dagli host. Essi solitamente sono impiegati o persone che frequentano corsi o convegni online.

Nell’ambito aziendale e nell’ambito scolastico la piattaforma che più di tutte ha conosciuto una notevole espansione è senza dubbio la piattaforma di videoconferenze Zoom. Nell’universo delle piattaforme di videoconferenze essa si è distinta particolarmente come strumento a supporto degli utenti, in quanto i suoi punti di forza sono: 

  • Semplicità di utilizzo;
  • Affidabilità; 
  • Convenienza.

Nonostante i punti di forza sopraelencati, non mancano delle particolari falle nella sicurezza.

Dopo una pressione iniziale da parte di un gruppo ampio di utenti, Zoom ha interrotto lo sviluppo di strumenti aggiuntivi della piattaforma, per concentrare tutte le sue forze sul miglioramento della sicurezza.

Un problema, oggi risolto, è stata la condivisione di dati con Facebook e altre applicazioni iOS. Gli ulteriori problemi legati alla sicurezza, oggi, sono già in corso di risoluzione.

Nonostante queste problematiche legate alla sicurezza e alla protezione dei dati nella piattaforma, esiste un’arma che gli utenti possono adoperare per proteggersi da eventuali attacchi: la conoscenza degli strumenti.

Se un utente conoscesse bene gli strumenti che la piattaforma offre, si potrebbero svolgere delle conferenze più sicure. 

A seconda della categoria alla quale appartengono gli utenti, vi sono delle piccole attenzioni da poter attuare.

Come difendere le vostre riunioni

Dal punto di vista dell’host:

Gestione della riunione. L’utilizzo di una password è un ottimo modo per bloccare i meeting e renderli più sicuri. Inoltre, è possibile evitare che i partecipanti interferiscano con l’avvio e l’esecuzione della riunione disattivando l’audio e bloccando la condivisione dello schermo, in questo modo sarà esclusivamente l’host a gestire interventi o condivisioni.

Eliminare gli utenti. Se per qualsivoglia motivo, durante la riunione, abbiate la necessità di eliminare un partecipante vi sarà utile sapere che quest’opzione è disponibile. Il processo per eliminare gli utenti è molto semplice, basta andare su “Gestisci partecipanti” nella parte inferiore della finestra e cliccando su altro apparirà un menù a tendina sul quale è possibile scegliere l’opzione “rimuovi”, successivamente cliccare su “conferma”.

Evitare condivisioni in luoghi pubblici. Uno degli aspetti più pratici di questa piattaforma è senz’altro la possibilità di invitare altri soggetti alle riunioni tramite il semplice invio di un link. Questa “semplicità” però non deve ingannarvi! La condivisione del link su social media, forum o altre piattaforme pubbliche, potrebbe minare la sicurezza della vostra riunione. Vi è un numero elevato di soggetti che cercano questi collegamenti online per inserirsi furtivamente e creare scompiglio.

Bloccare l’ingresso di altri partecipanti. Se la riunione è iniziata e non volete consentire l’ingresso di ulteriori utenti, nel box dei partecipanti potete cliccare sull’opzione “Blocca riunione”, tramite questa funzione potrete impedire l’ingresso di altri partecipanti, anche se essi sono in possesso della password e dell’ID.

Dal punto di vista dei partecipanti:

Evitate di inviarvi messaggi in privato. Se durante la riunione, per qualche motivo, lavorativo e non, vorreste inviare un messaggio privato ad un altro partecipante, sappiate che in caso di registrazione della riunione, l’host riceverà una notifica con le vostre conversazioni. Quindi se il messaggio non è strettamente necessario è meglio evitare di utilizzare Zoom come chat personale.

Condivisioni di informazioni personali. Occorre fare molta attenzione nella condivisione di informazioni personali, è estremamente consigliabile non comunicare delle informazioni riguardanti l’identificazione personale, sia nel caso l’interlocutore sia un soggetto pubblico, sia nel caso esso sia un privato. 

Disattivare audio e video. Se voi frequentate un corso, un webinar, una conferenza per la quale non è necessario l’utilizzo del video e/o dell’audio conviene disattivarli. Altrimenti potrebbero inavvertitamente registrarsi conversazioni o luoghi che non si vogliono condividere.

Zoom nelle scuole

Oltre che nelle realtà aziendali, Zoom, ha conosciuto un’espansione notevole anche nell’ambito scolastico. Sempre più scuole e insegnanti prediligono Zoom come supporto alla didattica a distanza. Quest’improvviso cambio di rotta dell’insegnamento, dovuto alle problematiche del COVID-19, seppur positivo, poiché ha reso possibile uno stimolo allo sviluppo di nuove metodologie di insegnamento, dall’altra parte ci fa scontrare con una realtà ben diversa, ovvero una fortissima resistenza al cambiamento dovuta anche all’incapacità di utilizzo di strumento digitali.

Consigli utili:

Per gli insegnanti. Per supportare gli insegnanti nel miglioramento dell’esperienza della didattica a distanza potrebbe essere utile l’inserimento di un moderatore.

Per gli studenti più piccoli. Gli alunni più piccoli devono essere accompagnati dai propri genitori durante tutta la videoconferenza, in quanto i minori non hanno l’autorizzazione alla creazione degli account.

Per gli studenti più grandi. Per loro è un’ottima opportunità per iniziare a prendere confidenza con le piattaforme di videoconferenza. È opportuno innanzitutto insegnare “un’etichetta”, come ad esempio disattivare l’audio quando parla l’insegnante o non utilizzare la chat per scopi che non riguardano strettamente l’ambito scolastico.

Per tutte le categorie di soggetti che possono intervenire un consiglio comune è quello di registrarsi con pseudonimi, così da non inserire delle informazioni identificative, inoltre, è conveniente con inviare file.